Estamos evoluindo e, agora precisamos saber onde o Sponsor ou Patrocinador Executivo deve focar suas ações e esforços para potencializar o sucesso dos projetos e programas sob sua liderança. Descobrimos e discorremos anteriormente que a origem de um projeto ou programa é uma iniciativa estratégica, qual a verdadeira medida de sucesso de um projeto ou programa, qual seu principal motivador para o sucesso e, conhecemos em detalhes quem é o Sponsor ou Patrocinador Executivo e a criticidade de sua atuação na organização.
Onde focar suas ações
A responsabilidade primária da entrega de um projeto ou programa é do Gerente de Projetos ou Programas, com o apoio do Sponsor ou Patrocinador Executivo. Mas, acreditem ainda há profissionais de gestão que não assumem essa responsabilidade e preferem enganar a si e aos outros. Apesar da existência do Sponsor ou Patrocinador Executivo ser um fator crítico de sucesso para que projetos e programas realizem os objetivos almejados, ele não é capaz de abraçar o mundo, ou melhor de abraçar todas as responsabilidades de gestão da iniciativa. Então, onde focar suas ações?
A resposta está no planejamento estratégico. Durante sua realização é decidido quais iniciativas são consideradas críticas para o sucesso da organização e sua permanência no mercado. Assim, o primeiro critério é a criticidade ou importância do projeto ou programa em relação aos demais. São aqueles que receberão os maiores investimentos, recursos, profissionais, expectativa e foco da organização. Mantenha o foco no que é crítico.
Quando menos é mais
Depois de fazer o gerenciamento do portfolio e decidir em quais projetos e programas sua organização irá investir, chega o momento de designar o Sponsor ou Patrocinador Executivo para que tenham maiores chances de sucesso. Aqui, menos é mais. Não pense na quantidade de projetos ou programas que podem ser promovidos por um único profissional. Pense na qualidade do patrocínio e suporte.
Algumas descobertas interessantes. Somente 63% dos projetos e programa tinham um sponsor ou patrocinador executivo designado; em média, o sponsor ou patrocinador executivo é responsável por 3 (três) projetos ou programas e trabalham, em média, 13 horas em cada um, além de suas responsabilidades normais.
A organização precisa ser crítica e seletiva em relação a quais projetos ou programas são alocados ao Sponsor ou Patrocinador Executivo, bem como quantos são alocados.
Comunicação apropriada
Comunicação apropriada tem relação direta com o público a quem se destina, o formato escolhido para transmitir a informação, com que frequência ela é distribuída e com qual finalidade e objetivo.
Normalmente, quando falamos de projetos ou programas, o público alvo é o próprio Sponsor ou Patrocinador Executivo, o profissional de gestão responsável pela iniciativa – gerente de projetos ou programa, a equipe de projeto que pode ser constituída de parceiros e fornecedores externos, mas que normalmente é formada por profissionais das áreas funcionais designados por seus líderes – gerente ou diretor, e a liderança da organização que pode ser todo o board formado por executivos, sócios, presidente e membros do conselho, também conhecidos por C-Level.
O formato pode ser a apresentação executiva, relatório de acompanhamento e e-mails para acompanhamento das pendências e follow-up das ações. Em termos de frequência, periodicidade, normalmente semanal ou quinzenal, mas jamais faça revisões mensais. Isso leva à um distanciamento do público alvo em relação aos objetivos do projeto ou programa, acarretando no menor engajamento.
Até aqui não há nada de novo, inovador ou surpreendente. Mas, repetindo o que disse antes, ainda há profissionais de gestão que não assumem essa responsabilidade. O gerente de projetos ou programas deve elaborar o material de comunicação, incluindo relatórios de desempenho e progresso, tendo em mente o seu público alvo e mantê-lo coeso, isso é, publicar o que deve ser informado no nível adequado de detalhes.
Conclusão
Mantenha o foco no que é crítico. Patrocinar muitos projetos ou programas não é sinônimo de sucesso, eles irão consumir sua atenção e dedicação além de suas atribuições normais. Uma comunicação eficaz fará toda a diferença dentro da organização e contribuirá para o sucesso.
Êxito em sua jornada!
WLADIMIR DEZEMBRO LEONELO
Gerente de projetos certificado (PMP) com expressiva experiência e resultados nos segmentos de Tecnologia da Informação, Gestão de Portfolio, Programas e Projetos, Escritório de Projetos Corporativos (ePMO) e Educação como professor convidado em cursos de pós-graduação em gestão de projetos.
