Patrocinar poucos projetos ou programas e que sejam críticos para o sucesso da organização, manter a rede de profissionais envolvidos atualizadas através de uma comunicação eficaz e suportada por relatórios de desempenho coesos. Esses são os focos de ação do Sponsor ou Patrocinador Executivo. Mas, quais são os fatores que inibem sua capacidade de ação?
Fatores que inibem a capacidade do Sponsor ou Patrocinador Executivo
1º Fator: Sobrecarga de trabalho
Engajados e comprometidos sim, mas não sobrecarregados. Considerando que um Sponsor ou Patrocinador Executivo normalmente é um profissional designado do nível estratégico da organização também conhecido por C-Level, e que a carga de trabalho prevista para suas responsabilidades excede as 40 horas semanais, designá-lo para patrocinar múltiplos projetos ou programas pode inibir sua capacidade de:
- Remover barreiras entre departamentos, gestores funcionais e colaboradores
- Suportar a equipe de projeto a compreender e entender o alinhamento entre o projeto ou programa e os objetivos estratégicos da organização
- Promover e defender o projeto ou programa junto aos seus pares e perante toda a organização
- Adicionar recursos onde e quando for adequado
- Agir rapidamente para solucionar problemas
Algumas maneiras de evitar essa sobrecarga é o Sponsor ou Patrocinador Executivo não descer no detalhe da execução do projeto ou programa, designando um gerente de projetos ou programa – seja internamente do departamento, do escritório de projetos ou consultoria especializada – para executar e gerenciar a iniciativa, poupando-o assertivamente.
2º Fator: Comunicação Falha
Falhas na comunicação afetam a capacidade do Sponsor ou Patrocinador Executivo em executar suas responsabilidades com eficácia, impactando em:
- Manter as pessoas informadas sobre o progresso do projeto ou programa
- Influenciar e alinhar os interesses das partes envolvidas e afetadas (stakeholders)
- Exibir liderança na condução do projeto ou programa rumo ao sucesso
- Tomar e comunicar decisões sobre o projeto ou programa
Uma das maneiras de melhorar esse ponto é ter colocar em prática um plano de comunicação do projeto e programa onde conste quando cada profissional envolvido receberá, por exemplo, o relatório de desempenho, por qual meio – e-mail, apresentação ou relatório e, outros detalhes mais específicos. A questão crucial é: informação tem prazo de validade, ela deve fluir, estar disponível e ser útil para quem interessa no tempo certo.
3º Fator: Desenvolvimento Profissional
Pode parecer contraditório pelo fato do Sponsor ou Patrocinador Executivo pertencer ao nível estratégico da organização, mas é um profissional como qualquer outro e precisa receber feedback sobre sua atuação e preparar-se adequadamente para assumir essa responsabilidade crítica para o futuro da organização. A organização pode preparar um profissional para assumir o papel de Sponsor ou Patrocinador Executivo de maneira informal, hands on, mas os melhores resultados são obtidos quando as organizações oferecem desenvolvimento formal para o profissional.
Onde seu esforço é menos eficaz
Focar energia e recursos escassos de maneira inapropriada é potencializar o fracasso dos projetos e programas. O Sponsor ou Patrocinador Executivo deve direcionar seu foco para o nível estratégico e tático de atuação, e não para baixo, no nível operacional, até chegar aos detalhes da execução. Essa responsabilidade é do profissional de gestão – gerente de projetos ou programas. Em outras palavras, para potencializar o sucesso dos projetos e programas o Sponsor ou Patrocinador Executivo deve evitar:
- Participar do design do projeto ou programa
- Participar do esforço de execução da equipe do projeto ou programa
- Micro gerenciar em detalhes o projeto ou programa
- Propor soluções ou abordagens criativas para resolver o problema do projeto ou programa
Mantenha o foco no que é crítico!
Habilidades necessárias para exercer plenamente sua capacidade
Para complicar um pouco mais o cenário onde o Sponsor ou Patrocinador Executivo está inserido, habilidades adicionais são necessárias para o exercício deste papel tão importante e necessário:
- Capacidade de escutar ativamente e receber feedback
- Empatia para se colocar no lugar do outro
- Persistência para remover as barreiras necessárias ao sucesso
- Capacidade de motivar a equipe
- Capacidade de comunicar-se
- Negociação focada no ganha-ganha
- Relacionamento saudável com pares, subordinados, superiores como membros do conselho e, partes interessadas e afetadas (stakeholders)
- Capacidade de agir e tomar decisões sobre pressão
- Ser um agente facilitador das mudanças necessárias na organização
- Conhecimento formal em gerenciamento de projetos
- Coaching de outros profissionais mais experientes no patrocínio à projetos e programas
- Influenciar e liderar em direção à uma visão comum.
Para encerrar…
“Trabalho de equipe é a habilidade em trabalhar juntos na busca de uma visão comum; a habilidade em direcionar o desempenho individual na direção dos objetivos organizacionais.” Autoria Desconhecida
Êxito em sua jornada!
WLADIMIR DEZEMBRO LEONELO
Gerente de projetos certificado (PMP) com expressiva experiência e resultados nos segmentos de Tecnologia da Informação, Gestão de Portfolio, Programas e Projetos, Escritório de Projetos Corporativos (ePMO) e Educação como professor convidado em cursos de pós-graduação em gestão de projetos.
