Introdução
Acredito que a melhor maneira para começarmos falando de programas é falarmos de música, mais especificamente falaremos de uma orquestra. Farei o meu melhor com a analogia de uma orquestra, navegando das partes para o todo. Uma orquestra é uma unidade altamente organizada e equilibrada, composta por conjuntos, classes, naipes ou famílias de instrumentos. A saber:
Cordas (violino, viola, violoncelo, contrabaixo, piano e harpa);
Madeiras (flauta, flautim, oboé, corne inglês, clarineta, clarone, saxofone, fagote, contrafagote);
Metais (trompete, trompa, corneta de pistões, trombone, tuba); e
Percussão (tímpanos, bombo, caixa, pratos, carrilhão, entre muitos outros).
A distribuição dos instrumentos da orquestra satisfaz a peculiaridade acústica de cada família de instrumentos. As famílias são dispostas visando proporcionar equilíbrio e uma melhor combinação dos vários sons e timbres. Entre as famílias de instrumentos e em cada uma delas existe uma hierarquia, diga-se de passagem, hierarquia aceita, onde cada família tem um principal, também conhecido por solista que será o protagonista das execuções solos e irá liderar os demais instrumentos da família.
As orquestras são conduzidas e lideradas por um único responsável: o maestro ou regente. O maestro ou regente deve ouvir cada instrumento com a maior clareza possível e os músicos instrumentistas devem ver o maestro. Não se espera que o maestro saiba tocar todos os instrumentos da orquestra, mas deve ter conhecimento, compreensão e experiência de música. O maestro fornece à orquestra a liderança, o planejamento e a coordenação por meio da comunicação. O maestro fornece comunicação por escrito, na forma de partituras musicais e programação de ensaios. O maestro também se comunica em tempo real com a equipe usando uma batuta e outras expressões corporais.
Existe um benefício deste conjunto organizado, a orquestra, para o público que assiste ao espetáculo comandado pelo maestro e, este benefício se concretiza com a apresentação de um espetáculo maior e melhor que a simples apresentação isolada dos músicos e seus instrumentos.
Assim são os programas, os benefícios e sinergias de sua existência são maiores que os de cada projeto isoladamente. Vamos recordar alguns conceitos para prosseguirmos.
O Que É Um Programa
Objetivos estratégicos são definidos pelas organizações como resultados do planejamento estratégico. As áreas de negócio responsáveis por realizar na prática estes objetivos e entregar os resultados geram demandam que, uma vez aprovadas pelo board, darão origem as iniciativas estratégicas. Quando a iniciativa estratégica é executada isoladamente a chamamos de projeto e, quando agrupadas por razões específicas chamamos de programa.
De maneira formal e objetiva, segundo o Guia PMBOK®, publicado pelo PMI, programa é um grupo relacionado de projetos, subprogramas e atividades de programa gerenciados de forma coordenada para a obtenção de benefícios que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente. Outro autor define programa como uma coleção de projetos relacionados e da infraestrutura para suportá-los, incluindo objetivos, métodos, atividades, planos e medidas para medir o sucesso. Ricardo Vargas em um dos seus podcasts, define sinergia como palavra-chave para definir um programa.
Adicionalmente, um programa pode conter trabalho, entrega ou atividades exclusivas e de natureza operacional, que estão fora do escopo dos projetos integrantes deste programa. Para exemplificar, um programa pode ter a responsabilidade de elaborar e disponibilizar um relatório periódico para os sócios ou o conselho de administração da organização, responsabilidade esta considerada exclusiva.
O Que Um Programa Não É
Ressalto que não considero correto utilizarmos os termos “Programas PMBOK” ou “Programas PMI”, pois demonstra desconhecimento de toda a estrutura de gerenciamento. Programa também não é um projeto de grande porte ou mesmo um grupo de projetos. Programas tampouco são os projetos executados simultaneamente dentro da organização.
Como Surge um Programa
Durante o planejamento estratégico nas organizações, iniciativas estratégicas são definidas como uma resposta para as metas e objetivos organizacionais desejados, sendo que o meio, a maneira, para realizar estes objetivos será através de projetos e programas. Um programa pode dar início à um projeto, um projeto não pode iniciar-se por livre vontade e deliberação própria. Normalmente, um programa surge quando os executivos envolvidos (C-Level) percebem que os benefícios à serem alcançados convergem para o mesmo objetivo estratégico e podem compartilhar do mesmo orçamento e recursos colocados à sua disposição. Outra maneira é, os programas surgem para realizar novas (foco em “novas”) metas, objetivos organizacionais ou estratégias inovadoras. Neste caso, eles permitem que uma organização busque realizar sua visão e missão organizacionais.
Características do Programa
Ao observamos as definições acima dos diversos autores, podemos extrair várias características que definem um programa. São elas:
- Atividade: Uma parte distinta e programada do trabalho que será executado. O resultado de uma atividade ou um conjunto de atividades sequenciais será uma entrega.
- Atividades de Programa: São atividades realizadas para apoiar um programa, e não aquelas atividades realizadas durante a execução dos projetos integrantes de um programa.
- Benefício: Saldo resultante da diferença entre o custo e o preço de venda; lucro ou ganho; resultado proveitoso; vantagem. Um benefício de projeto é definido como um resultado de ações, comportamentos, produtos ou serviços que fornecem valor para a organização patrocinadora e aos beneficiários do projeto. O benefício pode ser tangível, intangível ou ambos. Exemplos de benefícios tangíveis: ativos monetários, capital acionário, serviços públicos, instalações, ferramentas e participação de mercado. Exemplos de benefícios intangíveis: boa-fé, reconhecimento da marca, benefício público, marcas registradas, alinhamento estratégico e reputação. Ver valor de negócio.
- Método: Procedimento, técnica ou meio de se fazer alguma coisa, especialmente de acordo com um plano. Lógica ou sistema que regula uma determinada atividade. Método e técnica podem ser considerados sinônimos.
- Objetivo: Meta à ser alcançada ou realizada. Algo em cuja direção o trabalho deve ser orientado, uma posição estratégica a ser alcançada ou um objetivo a ser atingido, um resultado a ser obtido, um produto a ser produzido ou um serviço a ser realizado.
- Projeto: Um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.
- Sinergia: Ação conjunta visando obter um desempenho melhor do que aquele demonstrado isoladamente. Ação ou esforço simultâneos; cooperação, coesão; trabalho ou operação associados. Ampliação do efeito ou potencialização da ação. Coesão dos membros de um grupo ou coletividade em prol de um objetivo comum.
- Subprograma: São programas patrocinados e conduzidos para perseguir um subconjunto de metas importantes para o programa principal. Um subprograma também pode ser definido como um programa subsidiário.
- Valor de Negócio: O benefício líquido quantificável derivado de um empreendimento de negócios.
Benefícios dos Programas nas Organizações
Calma lá! Quais seriam as razões pelas quais agrupamos diversos projetos, que podem viver isoladamente e independentemente, em um conjunto denominado programa?
São os benefícios e as oportunidades que o programa pode gerar ou a sinergia que pode capturar, na prática e de maneira quantificável, para sua organização, mesmo que isso signifique trabalho adicional para os profissionais de gerenciamento. Para que isso ocorra, os benefícios e oportunidades precisarão ser gerenciadas dentro do programa, e não no nível do projeto, isto significa que gerentes de projeto e gerentes de programa precisam trabalhar juntos para garantir este alinhamento e, não se perderem em seus próprios mundos, isolados.
Entretanto, os benefícios são gerados principalmente pelos componentes do programa, isto é, são os projetos que o compõe que ao implementarem os objetivos e intenções do negócio originais, dentro do prazo e orçamento estipulados que irão gerar os benefícios esperados. Não adianta correr, precisamos de projetos e o gerenciamento de projetos é necessário para aumentar a probabilidade de sucesso.
Desafios dos Programas nas Organizações
Entre os diversos desafios para os profissionais de gerenciamento – gerentes de projetos e gerentes de programas – envolvidos com programas, podemos citar:
- O alinhamento estratégico visando capturar os benefícios esperados;
- Definição do executivo responsável (sponsor) pelo programa;
- Mapeamento de todas as partes interessadas e suas reais expectativas;
- A comunicação, correta e completa, dos resultados dos programas e todos seus componentes (projetos, subprogramas ou atividades administrativas);
- Equilíbrio na disputa pelos mesmos profissionais alocados para executar o trabalho nos projetos, no programa e nas suas próprias responsabilidades operacionais diárias;
- Manter o alinhamento dos diversos cronogramas e as interdependências entre os diversos projetos do programa;
- Gerenciar os riscos com potencial para impactar os objetivos e benefícios do programa;
- Gerenciar as solicitações de mudança que podem surgir de diversas direções, projetos e partes interessadas ou mesmo do próprio programa.
Exemplos Práticos de Programas
- Construir um novo aeroporto ou porto pode envolver projetos de infraestrutura viária para o acesso. Logo, gerenciá-los como um programa pode diminuir os custos e garantir que os acessos viários estejam prontos junto com a obra principal.
- Construir uma nova linha de transmissão de energia para garantir o uso da energia elétrica gerada pelos ventos (energia eólica). Sem linha de transmissão toda a energia capturada não pode ser utilizada.
- No Brasil, as classes C e D se tornaram protagonistas no consumo. Muitas empresas desenvolveram novos processos de atendimento e suporte, assim como linhas de produtos e serviços mais baratas para atingir esses públicos. Um programa abrangeria todos esses projetos visando o benefício de aumento no Market Share da sua organização.
- Desenvolvimento de um carro elétrico pode conter outros programas relacionados, subprogramas, ao desenvolver novas tecnologias de motor, bateria e estação de recarga.
Suas Perguntas, Nossas Respostas
O que é programa?
Programa é um grupo relacionado de projetos, subprogramas e atividades de programa gerenciados de forma coordenada para a obtenção de benefícios que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente.
Para que serve um programa? Porque um programa é executado?
Para gerar mais ou maiores benefícios e oportunidades para sua organização.
Como surge um programa?
Durante o planejamento estratégico nas organizações, iniciativas estratégicas são definidas como uma resposta para as metas e objetivos organizacionais desejados, sendo que o meio, a maneira, para realizar estes objetivos será através de projetos e programas.
Como medir o sucesso de um programa?
Um projeto para ser considerado de sucesso necessita, obrigatoriamente, ter implementado os objetivos e intenções do negócio originais, dentro do prazo e orçamento estipulados. O sucesso de um programa é medido pela capacidade do programa de entregar seus benefícios esperados, e pela eficiência e eficácia do programa no uso dos recursos disponíveis para entregar, realizar, esses benefícios.
Para Saber+
Êxito em sua jornada!
WLADIMIR DEZEMBRO LEONELO
Gerente de projetos certificado (PMP) com expressiva experiência e resultados nos segmentos de Tecnologia da Informação, Gestão de Portfolio, Programas e Projetos, Escritório de Projetos Corporativos (ePMO) e Educação como professor convidado em cursos de pós-graduação em gestão de projetos.
