O que é gerenciamento de projetos? Quais os benefícios do gerenciamento de projetos nas organizações? E as consequências da sua ausência? Gerenciamento de projetos é o mesmo que gestão de projetos ou gerência de projetos?
Introdução
Alguns autores afirmam que o gerenciamento de projetos é uma prática antiga e utilizada inclusive nas civilizações antigas, citando como exemplos a construção da Grande Muralha da China e as Pirâmides de Gizé. Discordo enfaticamente, pois o conhecimento naquela época não era estruturado o suficiente para ser replicado com sucesso em outras situações e gerar os resultados almejados.
Entendo que o gerenciamento de projetos, como definido a seguir, foi um processo empírico, elaborado através da tentativa e erro, que com o decorrer do tempo foi repassado entre diferentes pessoas e gerações para possibilitar a realização de objetivos, desejos e necessidades, principalmente no atendimento das necessidades que pode ser considerada “mãe de todas as coisas”. Longo é o caminho para que a informação possa ser estruturada em conhecimento para que gere resultados dentro de determinada cultura.
Sendo assim, vamos seguir em frente que a jornada é longa.
Definição de Gerenciamento de Projetos
Antigamente, uma empresa depois de decidir por implantar um projeto, atribuía essa iniciativa para um profissional que seria responsável e os recursos que considerava necessários para executá-lo. Entretanto, executar o projeto e entregar os resultados almejados não era simples, pelo contrário, muitas vezes era um processo caótico e estressante. As incertezas inerentes as iniciativas que são por natureza únicas podem ser muitas. Ocorre que o profissional responsável percebeu que algumas habilidades eram necessárias para se realizar determinada atividade e, foi buscar profissionais experientes ou teve que ensiná-los. Os profissionais responsáveis pela execução acabaram percebendo que ter a ferramenta certa e usar a técnica correta, ao invés de outras, para cada situação ou atividade fazia muita diferença no resultado final. Afinal, alguém quer remar uma canoa usando um martelo?
Os profissionais envolvidos, sejam responsáveis ou executores, perceberam que em determinadas situações, isto é, em determinadas áreas de aplicação ou de negócios, determinados conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas eram necessários para gerar os resultados esperados. Adicionalmente, perceberam pela repetição que existia uma ordem, uma sequência, que gerava os resultados esperados de maneira mais rápida e/ou melhor que outras. Pronto, chegamos ao processo, basta que alguém seja capaz de observar e descrever metodicamente todas essas etapas e pré-condições que um processo estará estabelecido, ou melhor, você terá um processo definido e, os processos agrupados poderão dar origens aos métodos e metodologias. Agora temos bases para definir o que é gerenciamento de projetos.
Segundo o Guia PMBOK®, publicado pelo PMI, gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.
Mas, gerenciamento de projetos é a mesma coisa que gestão de projetos ou gerência de projetos? De maneira simplificada, sim, são sinônimos (estou fugindo de discussões aqui). Não considero correto utilizarmos os termos “gerenciamento de projetos PMBOK” ou mesmo “gerenciamento de projetos PMI”. Vamos utilizar “gerenciamento de projetos”.
O Que Não É
O que gerenciamento de projetos não é:
- Um software para criar e elaborar cronogramas. Isso seria reduzir o conceito em um aplicativo especialista.
- Gestão ou gerência operacionais ou técnicas já estabelecidas dentro das organizações. Por serem repetitivas, são contrárias a própria definição de projeto.
Contexto e Evolução Histórica
O PMI define o conhecimento em gerenciamento de projetos como um termo que descreve o conhecimento no âmbito da profissão de gerenciamento de projetos. O conhecimento em gerenciamento de projetos inclui práticas tradicionais comprovadas amplamente aplicadas, bem como práticas inovadoras que estão surgindo na profissão. Este conjunto de conhecimentos está em constante evolução, e o Guia PMBOK® identifica um subconjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos geralmente reconhecidos como boas práticas.
Como o gerenciamento de projetos precisa ser adaptado para atender às necessidades do projeto, logo as práticas são descritivas e não prescritivas. Prescritiva é quando algo se apresenta de uma determinada forma como a única aceitável, como se fosse normativo e devendo ser seguido à risca. Descritiva é que diz respeito à descrição da realidade ou da experiência ou nela se baseia, sem a rigidez e o formalismo da forma normativa. O gerenciamento de projetos pode ser definido como uma disciplina descritiva e dinâmica, dentro de uma espiral evolutiva.
Características do Gerenciamento de Projetos
Vamos repetir a definição de gerenciamento de projetos para facilitar. Segundo o Guia PMBOK®, publicado pelo PMI, gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. Logo, temos como características essenciais:
- Conhecimento: Uma combinação de experiências, valores e convicções, informações contextuais, intuição e insight que as pessoas usam para entender novas experiências e informações.
- Habilidade: Qualidade ou característica de quem é hábil, habilidoso. Aptidão para resolver problemas ou para agir como deve.
- Habilidades de gerenciamento: A habilidade de planejar, organizar, direcionar e controlar indivíduos ou grupos de pessoas para atingir metas específicas.
- Habilidades interpessoais: Habilidades usadas para formar e manter relacionamentos com outras pessoas.
- Habilidades interpessoais e de equipe: Habilidades usadas de forma eficaz para liderar e interagir com membros da equipe e com outras partes interessadas.
- Ferramenta: Alguma coisa tangível, como um modelo ou um programa de software, usada na execução de uma atividade para produzir um produto ou resultado.
- Técnica: Um procedimento sistemático definido usado por um recurso humano para realizar uma atividade a fim de produzir um produto ou resultado ou entregar um serviço e que pode empregar uma ou mais ferramentas. Técnica e método podem ser considerados sinônimos.
- Atividade: Uma parte distinta e programada do trabalho que será executado. O resultado de uma atividade ou um conjunto de atividades sequenciais será uma entrega.
- Requisito: Uma condição ou capacidade que deve necessariamente estar presente em um produto, serviço ou resultado para atender a uma necessidade de negócios.
Entretanto, podemos observar outras características importantes do gerenciamento de projetos. São elas:
- Boa Prática: Um acordo geral de que a aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas podem aumentar as chances de sucesso na geração dos resultados esperados.
- Método: Procedimento, técnica ou meio de se fazer alguma coisa, especialmente de acordo com um plano. Lógica ou sistema que regula uma determinada atividade. Método e técnica podem ser considerados sinônimos.
- Metodologia: Um sistema de práticas, técnicas, procedimentos e regras usado pelas pessoas que trabalham em uma disciplina.
- Processo: Uma série de atividades sistemáticas direcionadas para alcançar um resultado final.
- Profissional responsável: Projetos são realizados por pessoas, sejam elas membros internos da equipe ou externos à organização. Uma delas será a responsável pelo gerenciamento e pelos resultados, enquanto as demais participam da execução.
- Recurso: Qualquer item físico necessário para que as atividades possam ser executadas e, consequentemente, as entregas realizadas.
- Resultado Único: Todas as entregas produzidas são únicas e verificáveis, podendo ser materiais, tangíveis e concretas, ou imateriais, conceituais. É algo singular e único.
O gerenciamento de projetos é a integração destas capacidades e disciplinas agrupadas em processos, métodos e metodologias. Alguns desses processos podem ocorrer uma vez enquanto outros se sobrepõem e ocorrem várias vezes ao longo do projeto.
Benefícios do Uso e Consequências da Ausência
O gerenciamento de projetos possibilita que o planejamento, monitoramento e o controle sejam realizados com mais eficiência e eficácia, com menos esforço, recursos e tempo, de uma maneira mais precisa quando comparado ao modelo empírico de tentativa e erro, disponibilizando tempo para a realização de outros aspectos do gerenciamento.
12 Benefícios do Gerenciamento de Projetos
O gerenciamento de projetos eficaz, da maneira certa, pode auxiliar indivíduos e organizações a:
- Aumentarem suas chances de sucesso;
- Cumprirem os objetivos do negócio;
- Entregarem os produtos certos no momento certo;
- Equilibrarem a influência de restrições do projeto (por exemplo, o aumento de escopo pode aumentar custos ou o prazo);
- Gerenciarem melhor as mudanças;
- Gerenciarem restrições (por exemplo, escopo, qualidade, cronograma, custos, recursos);
- Identificarem, recuperarem ou eliminarem projetos com problemas;
- Otimizarem o uso dos recursos organizacionais;
- Resolverem problemas e questões;
- Responderem a riscos em tempo hábil;
- Satisfazerem as expectativas das partes interessadas; e
- Serem mais previsíveis.
8 Consequências da Ausência do Gerenciamento de Projetos
Projetos mal gerenciados ou a ausência do gerenciamento de projetos podem resultar em:
- Estouros de orçamento;
- Expansão descontrolada do projeto;
- Incapacidade de alcançar os objetivos para os quais o projeto foi empreendido;
- Má qualidade;
- Partes interessadas insatisfeitas;
- Perda de reputação para a organização;
- Prazos perdidos; e
- Retrabalho.
Para se manterem competitivas na economia mundial e perpetuarem no mercado, as organizações estão adotando o gerenciamento de projetos para entregar valor de negócio de forma consistente. O gerenciamento de projetos eficaz e eficiente deve ser considerado uma competência estratégica nas organizações, permitindo que:
- Concorram com mais eficácia nos seus mercados;
- Executem os projetos da maneira certa;
- Respondam ao impacto das mudanças de ambiente de negócios nos projetos, ajustando adequadamente os planos de gerenciamento de projetos;
- Sustentem a organização; e
- Vinculem os resultados do projeto com os objetivos do negócio.
Aplicação do Gerenciamento de Projetos nas Organizações
Desconsiderando a cultura existente nas empresas, podemos auxiliar na sua reflexão sobre a utilização do gerenciamento de projetos no seu próprio departamento ou organização. Sua empresa pratica:
- O planejamento estratégico para determinar o caminho a seguir?
- A alocação dos recursos disponíveis em detrimento de outras iniciativas?
- Planeja e executa mudanças na cultura organizacional?
- Planeja e mede a qualidade do produto fabricado ou do serviço prestado (eficácia)?
- Busca o aumento da produtividade (eficiência)?
- Trabalha e organiza equipes multidisciplinares para executarem seus projetos?
- Evita os riscos negativos (ameaças) e busca potencializar os riscos positivos (oportunidades)?
Essas perguntas que irão evidenciar o grau de aplicação da disciplina de gerenciamento de projetos em sua organização.
Seus projetos podem ser pessoais ou profissionais, podem envolver somente você ou equipes numerosas, em uma única empresa ou com múltiplos fornecedores, em uma única cidade ou espalhados por diferentes países e fusos horários, falando todos a mesma língua ou diversos idiomas, compartilhando a mesma cultura e valores, ou o que é mais comum, ser uma equipe de pessoas multidisciplinares com competências e habilidades diversas e complementares que necessitam ser gerenciadas e lideradas em direção à um objetivo comum.
A capacidade na implementação bem-sucedida das iniciativas estratégicas está ligada diretamente à capacidade de uma organização de implantar projetos e programas com sucesso. A transformação de metas em resultados se traduz em perpetuar nossa organização no mercado e entregar valor aos acionistas.
Êxito em sua jornada!
WLADIMIR DEZEMBRO LEONELO
Gerente de projetos certificado (PMP) com expressiva experiência e resultados nos segmentos de Tecnologia da Informação, Gestão de Portfolio, Programas e Projetos, Escritório de Projetos Corporativos (ePMO) e Educação como professor convidado em cursos de pós-graduação em gestão de projetos.
