No post anterior “O que é um Escritório de Gerenciamento de Projetos – PMO e por que sua empresa deve contar com um?” percebemos que as organizações precisam alinhar seus objetivos e estratégias e essa tarefa necessita – e muito – da implantação de um Escritório de Gerenciamento de Projetos – PMO. Entendemos, também, que pouco se conhece sobre o PMO e quase nenhuma empresa possui um, porque não há um grande preparo por parte dos interessados na implantação do mesmo, gerando frustração e mau gerenciamento. Entretanto, para quem deseja entender melhor sobre as diretrizes pelas quais o PMO opera, esse post servirá como um guia, mostrando o que é o Guia PMBOK® e o porquê ele é importante para você e sua empresa. Vamos lá?
O que é o Guia PMBOK®
O PMBOK® é considerada a principal obra referente ao universo do gerenciamento de projetos. Conhecido como “Project Management Body of Knowledge” (PMBOK® Guide), em português, Guia PMBOK®, este é um guia de abrange todo o conhecimento sobre a profissão de Gerenciamento de Projetos, as metodologias testadas e aprovadas, além das aplicações e boas práticas.
Esse livro é a linguagem comum a todos os profissionais da área, servindo de referência básica para qualquer pessoa que tenha interesse em conhecer mais sobre Gerenciamento de Projetos. Contudo, ele não deve ser encarado como a verdade absoluta, pois, periodicamente, são feitas revisões e atualizações, com novas versões sendo disponibilizadas a cada 4 anos. Inclusive, uma nova versão estará disponível ainda em 2016. Para ficar atento a essa novidade, acesse o site do PMI, autor e proprietário exclusivo do guia.
Mas, quais são as possibilidades do PMBOK®? Basicamente, com ele é possível otimizar as atividades do seu projeto, trazendo mais lucro e produtividade, além de melhorar a administração do seu negócio como um todo.
E, qual o significado do nome PMBOK®? Ele se refere ao Guia do Corpo de Conhecimentos da Administração de Projetos, que possui o intuito de promover a pesquisa e divulgação de técnicas e boas práticas da área de administração de projetos.
Apesar de, muitas vezes, ser confundido como uma metodologia de gerenciamento de projetos, o PMBOK® oferece muito mais do que isso, elencando técnicas, ferramentas, métodos, regras, áreas do conhecimento, boas práticas e diretrizes que definem o ciclo de vida dos projetos.
A saber, o Guia PMBOK® contempla as seguintes áreas de conhecimento:
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Gerenciamento da Integração;
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Gerenciamento do Escopo;
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Gerenciamento do Tempo;
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Gerenciamento dos Custos;
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Gerenciamento da Qualidade;
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Gerenciamento dos Recursos Humanos;
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Gerenciamento das Comunicações;
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Gerenciamento dos Riscos;
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Gerenciamento das Aquisições;
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Gerenciamento das Partes Interessadas.
Em suma, podemos dizer que o Guia PMBOK® serve como um padrão para o gerenciamento de projetos e um guia de boas práticas, sendo, também, um glossário para os profissionais de projetos. Contudo, é importante destacar que ele não descreve como as coisas devem ser feitas, mas, sim, o que deve ser feito. Ele também não descreve o ciclo de vida de um projeto, com fases ou etapas, pois isso é muito particular. Por fim, ele não é infalível e não deve ser aplicado sem que, antes, seja customizado para cada tipo de projeto.
Conceitos fundamentais do Guia PMBOK®
Agora que você compreendeu o que é o PMBOK®, é importante definirmos alguns conceitos referentes a ele, como:
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Ciclo de vida do projeto;
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Processo administrativo do projeto;
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Áreas de conhecimento.
Ciclo de vida do projeto
O ciclo de vida de um projeto refere-se ao tempo que ele irá levar. Ele pode ser temporário ou finito, e depende muito de fatores como desenvolvimento e conclusão de cada etapa. Dentre as fases do ciclo de vida do projeto, podemos destacar: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e a Finalização. Entre uma fase e outra, é sempre importante revisar o desempenho e verificar os custos e riscos.
Processo administrativo do projeto
O processo administrativo do projeto passa pelas etapas do ciclo de vida, que são consideradas os macroprocessos, todas ligadas entre si com o objetivo de atingir os resultados esperados. O Guia PMBOK® também elenca outros 47 processos, mas que por serem menores, não serão explorados aqui.
Áreas de Conhecimento
Conforme afirmamos anteriormente, o Guia PMBOK® é composto por 10 áreas específicas de conhecimento. Uma área de conhecimento é definida por seus requisitos de conhecimento e é descrita pelos processos, práticas, entradas, saídas, ferramentas e técnicas que a compõe.
Cada área possui alguns dos 47 processos menores definidos no guia, que são separados de acordo com suas respectivas áreas de conhecimento.
Guia de Boas Práticas em Projetos (Guia PMBOK®)
Sabemos que muitos projetos falham, por “n” motivos. O Guia PMBOK® procura diminuir as oportunidades de fracasso ao estipular boas práticas em projetos. Mas, quais seriam essas? Elas são exatamente as diretrizes apontadas no PMBOK® para serem personalizadas e seguidas por profissionais a cada novo projeto que se inicia. A seguir, iremos elencar a ideia geral de quais seriam essas boas práticas. Acompanhe:
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Planejamento: Planejar o projeto da maneira correta resulta em custos mais baixos e melhor alocação dos recursos, o que aumenta a produtividade e a qualidade do trabalho.
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Horizonte do projeto: Depois de definido o projeto, é necessário criar um plano de trabalho com a divisão das tarefas e as previsões de entrega.
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Definição dos procedimentos de gerenciamento do projeto: Todos os membros da equipe devem entender suas responsabilidades e como os procedimentos devem ocorrer, isso ajuda a gerenciar os riscos, conflitos e outras questões referentes ao projeto.
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Monitoramento do progresso: O projeto sempre deve ser monitorado, principalmente na fase de implementação, para que tudo siga com base no plano de trabalho e para que os problemas que surjam sejam resolvidos rapidamente.
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Controle e Finalização: Por fim, o controle é fundamental. Todas as mudanças no escopo do projeto devem ser aprovadas pela administração, principalmente em caso de redefinição do mesmo. Além disso, é preciso determinar e controlar os riscos desde o início e continuar a avaliá-los, para que nada prejudique a finalização do projeto e as questões sejam resolvidas rapidamente.
Perceba que essas boas práticas estão interligadas com a administração do projeto descrita no Guia PMBOK®, sendo fundamental que o profissional de projetos esteja atento a elas.
Agora que você compreendeu o que é e quais os conceitos e boas práticas principais do Guia PMBOK®, chegou o momento de entender o porquê ele é tão importante para você e sua empresa.
Por que o PMBOK® é importante para você e sua empresa?
Quando o profissional de projetos utiliza as diretrizes estabelecidas no PMBOK®, ele atinge melhores resultados em seus projetos, tornando a execução mais assertiva e coordenada. Além disso, ao ter em mente e colocar para funcionar as boas práticas, os processos internos e a implementação de projetos específicos se tornam mais suaves e com riscos dirimidos, de acordo com os objetivos e a visão da organização.
Pode-se dizer que o principal objetivo do PMBOK® é estabelecer fluxos eficientes de comunicação e passagem de informações e de ações dentro da organização, sendo fundamental para que você e sua empresa atinjam maior produtividade, reduzam custos e garantam a satisfação de todos os profissionais envolvidos no processo, e, consequentemente, do cliente final.
A proposta da Ortoganal Projetos é proporcionar um ambiente de geração de valor para a organização e para os clientes, de maneira a aumentar a eficiência e eficácia do negócio e mitigar os riscos de uma unidade interna, prestando serviços adaptáveis e flexíveis à realidade de cada empresa, oferecendo benefícios tangíveis, como suporte, treinamento, alinhamento, comunicação e transparência, e tornando todo o processo de gerenciamento de projetos mais assertivo. Para isso, a Ortogonal Projetos segue as diretrizes contidas no Guia PMBOK®, a fim de gerir melhor os projetos e garantir uma execução mais coordenada.
Quer entender melhor sobre os nossos serviços? Entre em contato com um de nossos especialistas e saiba como o PMO pode alavancar os resultados da sua empresa!
