Ao se planejar um programa, projeto ou subprojeto, é comum que existam valores de custo e trabalho aprovados e provisionados pelo patrocinador executivo (sponsor) para serem utilizados durante sua execução. Neste caso, o custo e o trabalho são um recurso do tipo orçamento no Projeto.
Estes valores, denominados orçamentos, são fundamentais para um bom planejamento e devem estar registrados de maneira correta no cronograma para comparações com os futuros valores planejados e, mais tarde, com os realizados.
1. O Que É Orçamento
De acordo com o Guia PMBOK® (Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, do inglês, Project Management Body of Knowledge), orçamento, ou budget, é “a estimativa aprovada para o projeto ou qualquer componente da estrutura analítica do projeto ou qualquer atividade do cronograma”.
Existem casos onde um programa, projeto ou subprojeto já possui o dinheiro aprovado pelo patrocinador executivo (sponsor) provisionado para que possa ser usado ao longo de sua execução, e ainda, em algumas situações, a depender dos recursos (de trabalho, de custo e materiais) que precisarão ser consumidos, o provisionamento pode se estender também para a quantidade de horas de trabalho aprovadas, o teto de gastos com viagens ou com equipamentos, dentre outros.
Outro exemplo que podemos citar é a venda de um projeto com custo e horas de trabalhos fixos. Estes valores são os orçamentos de custo e de trabalho, uma vez que estas são as restrições no planejamento dos custos e do trabalho deste projeto.
2. Recurso do Tipo Orçamento no Project
No decorrer deste texto, iremos referenciar somente Project para abranger ambas as plataformas (Project Desktop e Project Online), entretanto caso haja alguma restrição ou facilidade em alguma das plataformas, informaremos especificamente isso para você.
O recurso do tipo orçamento no Project é utilizado para armazenar valores de custo e trabalho na linha resumo do projeto, de modo que estes valores sejam utilizados como restrições e para comparação com os valores planejados e realizados.
Existem dois tipos de recurso de orçamento no Project: Custo do Orçamento e Orçamento do Trabalho. A seguir, apresentaremos a maneira de se criar os recursos do tipo orçamento para usuários do Project que tenham uma conta no Project Online.
Importante: Caso você não tenha permissão para editar recursos no Project Online, será necessário que solicite esta alteração ao PMO (Escritório de Gerenciamento de Projeto), Gerente de Recursos ou Administrador do Project Online da empresa. Quaisquer alterações de recursos feitas diretamente pelo Project Desktop não serão aplicadas aos recursos da empresa ou recursos corporativos.
2.1. Criar Recurso do Tipo Orçamento do Trabalho no Project Online
1. No Project Online da sua empresa, inicie o procedimento de criação de recurso do tipo trabalho;
2. Marque a opção “Orçamento”;
3. Preencha os outros campos do formulário;
4. Clique em “Salvar”;
5. Adicione o recurso à equipe do programa, projeto ou subprojeto.
2.2. Criar Recurso do Tipo Custo do Orçamento no Project Online
1. No Project Online da sua empresa, inicie o procedimento de criação de recurso do tipo custo;
2. Marque a opção “Orçamento”;
3. Preencha os outros campos do formulário;
4. Clique em “Salvar”;
5. Adicione o recurso à equipe do programa, projeto ou subprojeto.
Agora com os recursos de orçamento criados, você poderá registar os orçamentos de trabalho e custo no seu cronograma, salvando a linha de base ou baseline para comparar os valores planejados x reais x orçados e aplicar técnicas de valor agregado.
Tem mais! Nos acompanhe nos próximos artigos para entender como você pode:
