Guia dos Custos do Cronograma do Project Desktop

Este artigo apresenta um guia dos custos do cronograma do Project Desktop. Este artigo não é conclusivo, pelo contrário, o assunto é extenso, muito interessante e evolutivo. Iremos propor e fomentar discussões e novas abordagens sobre o tema.

Iremos abranger desde os orçamentos de custo e de trabalho aprovados pelo patrocinador executivo (sponsor), seguiremos através do planejamento do cronograma onde montaremos a equipe do programa, projeto ou subprojeto e, poderemos alocar recursos corporativos de trabalho, custo e materiais.

A alocação destes recursos em cada tarefa ou atividade determinará os custos planejados para, em seguida, podermos compará-los com o custo orçado previamente aprovado e, futuramente, com os custos reais.

1. Visão Geral dos Custos no Cronograma

Sem os recursos criados, sem os custos dos recursos e ao menos uma linha de base ou baseline, não há referência para os indicadores de comparação, como desempenho, variação de custo, curva S, dentre outros. Conforme ocorre o progresso do programa, projeto ou subprojeto, é possível definir linhas de base ou baselines adicionais para dar suporte no controle de alterações do cronograma. O Project disponibiliza onze linhas de base ou baselines para cada cronograma.

No final, todos os custos serão calculados automaticamente de acordo com as horas de trabalho dos recursos do tipo trabalho, a quantidade de recursos do tipo material e os valores lançados nos recursos do tipo custo.

Esta visão geral é um resumo de vários assuntos aprofundados em outros artigos do Blog. Explore todos os links distribuídos ao longo do texto para aprender e ter maior segurança de que todos os custos serão devidamente registrados e aplicados, reduzindo os riscos de divergência entre os custos real e planejado.

Uma gestão mais efetiva irá melhorar a comunicação entre os membros da equipe, gerentes de recursos, gerentes de projetos e programas, elevando cada vez mais a governança e maturidade da sua empresa em gerenciamento de projetos, programas e portfolios.

2. Orçamentos de Custo e Trabalho Aprovados

Existem casos onde um programa, projeto ou subprojeto já possui o dinheiro aprovado e provisionado pelo patrocinador executivo (sponsor) para que possa ser usado ao longo de sua execução.

Em algumas situações, a depender dos recursos (de trabalho, de custo e materiais) que precisarão ser consumidos, o provisionamento pode se estender também para a quantidade de horas de trabalho aprovadas, com o teto máximo de gastos com viagens, hospedagens, transporte e alimentação, ou até mesmo com equipamentos.

Os orçamentos de custo e trabalho ficam disponíveis na linha resumo do projeto também conhecido como linha 0, registrados em recursos de orçamento do tipo trabalho ou do tipo custo.

De maneira geral, estes valores são os orçamentos aprovados de custo e de trabalho, uma vez que serão as restrições no planejamento dos custos e do trabalho.

Não se esqueça que antes de registrar os orçamentos de custo e trabalho aprovados pelo sponsor, eles precisam ser criados.

3. Planejamento dos Custos dos Recursos Materiais

Para que os custos dos recursos materiais possam ser controlados, será necessário criar ou editar um recurso material no Project Online da empresa e, posteriormente, realizar sua alocação.

Veja como atualizar os custos de recursos do tipo material.

4. Planejamento dos Custos dos Recursos de Trabalho

Para que os custos dos recursos de trabalho possam ser controlados, será necessário criar ou editar um recurso material no Project Online da empresa e, posteriormente, realizar sua alocação.

Veja como atualizar os custos de recursos do tipo trabalho.

5. Planejamento de Outros Custos Incorridos

Os custos incorridos dos recursos do tipo custo não podem ser inseridos diretamente no Project Online ou na janela “Informações sobre o recurso” do Project Desktop. Estes custos são variáveis e devem ser inseridos diretamente e individualmente em cada tarefa ou atividade atribuída ao recurso.

Ainda assim, será necessário criar ou editar um recurso material no Project Online da empresa e, posteriormente, realizar sua alocação.

Veja como atualizar os custos de recursos do tipo custo.

6. Linha de Base ou Baseline dos Custos

A linha de base ou baseline do seu programa, projeto ou subprojeto é versão final do planejamento original do cronograma, incluindo datas de início, datas de término, durações, trabalho previsto e custos estimados, para que ao longo de sua execução, os valores reais sejam comparados com o que havia sido planejado e, possamos analisar se há ou não desvios de escopo, prazo ou custo.

Ao finalizar a etapa de estimativa de custos, é importante que você salve uma linha de base para podermos comparar os valores de custo e trabalho planejados, orçados e, futuramente, realizados.

7. Comparar o Custo e Trabalho Orçados, Planejados e Realizados

Para cada linha de base ou baseline salva, informações relacionadas a custos, datas de início e término, duração e trabalho são armazenadas. As informações salvas na Linha de Base (ou Linha de Base 0) do Project Desktop podem ser exibidas nos modos de exibição no formato planilha.