Poucas semana depois do enorme esforço realizado no planejamento do cronograma do seu programa, projeto ou subprojeto, o patrocinador executivo (sponsor) questiona você sobre a existência de alguma diferença entre o que foi planejado e a atual execução. Para você não ficar sem resposta, e consequentemente comprometer sua posição, é necessário entender a linha de base ou baseline do cronograma.
1. O Que é Linha de Base ou Baseline
De acordo com o Guia PMBOK® (Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, do inglês, Project Management Body of Knowledge), a linha de base é “a versão aprovada de um produto de trabalho que só pode ser alterada através de procedimentos de controle de mudança formal e é usada como base para comparação com os resultados reais.”
Você sabe qual a importância da linha de base ou baseline no monitoramento e controle do seu programa, projeto ou subprojeto?
Em outras palavras, a linha de base ou baseline do seu programa, projeto ou subprojeto é versão final do planejamento original do cronograma, incluindo datas de início, datas de término, durações, trabalho previsto e custos estimados, para que ao longo da execução do programa, projeto ou subprojeto, os valores reais sejam comparados com o que havia sido planejado e, possamos analisar se há ou não desvios de escopo, prazo ou custo.
Sem ao menos uma linha de base ou baseline, não há referência para os indicadores de comparação, como desempenho, variação de custo, curva S, dentre outros. Conforme ocorre o progresso do programa, projeto ou subprojeto, é possível definir linhas de base ou baselines adicionais para dar suporte no controle de alterações do cronograma. São onze para cada cronograma.
2. Benefícios da Linha de Base ou Baseline
Inúmeros benefícios podem ser tirados de uma linha de base que podem variar de acordo com o nível de governança e maturidade em gerenciamento de projetos da sua empresa.
Porém, existem 3 benefícios inegáveis que todos os gerentes de programas e projetos podem desfrutar no gerenciamento de programas, projetos e subprojetos utilizando o Project Desktop.
2.1. Registrar o Custo do Orçamento e Orçamento do Trabalho
É comum que o departamento comercial e o cliente assinem um contrato de prestação de serviços ou proposta com uma determinada quantidade de horas de trabalho e determinado custo final fixo.
Para que possa comparar o custo e o trabalho orçados, no contrato ou proposta, versus o que será inicialmente planejados no seu cronograma, salve uma linha de base ou baseline com estes dados.
Com essa linha de base ou baseline salva, você obterá o controle do que foi inicialmente orçado no contrato ou proposta, versus o planejamento inicial. Muitas vezes, o projeto já nasce deficitário e não queremos que o gerente de programas ou projetos seja o responsável por este déficit.
2.2. Registrar o Planejamento Inicial
Após o término do planejamento do cronograma, é comum que o patrocinador executivo (sponsor) do programa, projeto ou subprojeto aprove uma versão para ser divulgada para os stakeholders e membros da equipe.
Para que possa comparar o custo e o trabalho planejados, versus o que será realmente executado no seu cronograma, salve uma linha de base ou baseline com estes dados. Agora você já é capaz de responder ao patrocinador executivo (sponsor) sobre a existência de alguma diferença entre o que foi planejado e a atual execução (custo e trabalho planejado x realizado).
2.3. Registrar Mudanças no Cronograma
O cronograma de um programa, projeto ou subprojeto pode sofrer mudanças de escopo (entregas), prazo (duração, marcos e restrições) e recursos (de trabalho, material e de custo). As mudanças podem ser originadas de solicitações válidas do patrocinador executivo, stakeholders ou membros da equipe.
Para que possa comparar o custo e o trabalho realizados até o momento, versus as solicitações de mudança aprovadas, salve uma linha de base ou baseline com estes dados.
Com a linha de base do cronograma, estas mudanças são registradas durante as alterações realizadas no cronograma e analisadas durante a comparação com a linha de base ou baseline (custo e trabalho planejado x realizado).
Em casos onde a linha de base ou baseline precisa ser atualizada devido as solicitações de mudança aprovadas, você terá todo o histórico de mudanças registrado em cada linha de base, podendo inclusive realizar uma comparação do custo e trabalho orçado x planejado x realizado.
3. Linhas de Base ou Baselines Disponíveis no Project
No Project, para cada cronograma, são disponibilizadas onze linhas de base (do 0 ao 10) para que você não perca o histórico das alterações no cronograma do seu programa, projeto ou subprojeto.
A linha de base 0 é a utilizada pelo Project Desktop para realizar os cálculos e comparações. Por isso é importante ser cuidadoso ao gravar novos dados e sobrescrevê-la.
Uma boa prática que aplicamos toda vez que precisamos atualizar a linha de base ou baseline de um cronograma, é salvar uma cópia da linha de base 0 em uma das outras disponíveis. Lembre-se que são onze. Por exemplo:
- Ao salvar a linha de base registrando o custo e trabalho do orçamento, salve uma cópia na “Linha de base 1”;
- Ao salvar a linha de base registrando o planejamento inicial, salve uma cópia na “Linha de base 2”;
- Ao salvar uma linha de base registrando uma mudança aprovada, salve uma cópia na “Linha de base 3”.
Seguindo essa boa prática, você terá sempre a última versão da linha de base ou baseline que será utilizada pelo Project Desktop em suas comparações e, também, um “backup” com o registro de todas as alterações que ocorreram ao longo do tempo.
Tem mais! Nos acompanhe nos próximos artigos para entender como você pode:
